در فضای رقابتی امروز، انجمنها و تشکلهای اقتصادی برای بقا و رشد نیازمند تعامل مستمر و سازنده با اعضا و فعالان صنفی خود هستند. تجربه جهانی نشان میدهد که موفقیت این نهادها، ارتباط مستقیمی با کیفیت ارتباطات درونی و توانایی هیأتمدیره در درک نیازها، دغدغهها و پیشنهادات اعضا دارد. در این میان، واحد روابط عمومی بهعنوان پل ارتباطی میان اعضا و هیأتمدیره، نقشی استراتژیک و غیرقابل جایگزین ایفا میکند.
روابط عمومی با طراحی و اجرای برنامههای ارتباطی هدفمند، میتواند جریان تبادل اطلاعات را شفاف، دوطرفه و کارآمد سازد. این فرآیند نه تنها موجب افزایش رضایت و اعتماد اعضا میشود، بلکه زمینهساز مشارکت فعال آنان در تصمیمگیریها و پیشبرد اهداف انجمن نیز هست. به بیان دیگر، روابط عمومی کارآمد میتواند یک انجمن را از حالت منفعل به یک نهاد پویا و اثرگذار تبدیل کند.
از سوی دیگر، ارتباط مؤثر میان اعضا و هیأتمدیره، بستری برای همافزایی، تبادل تجربه و انتقال بازخورد فراهم میآورد. این ارتباطات، به هیأتمدیره کمک میکند تا سیاستگذاریهای خود را بر اساس واقعیتهای میدانی و نیازهای واقعی صنف تنظیم کند. همچنین، با ایجاد کانالهای ارتباطی متنوع مانند نشستهای تخصصی، سامانههای اطلاعرسانی آنلاین، نظرسنجیها و گروههای تعاملی، روابط عمومی میتواند نقش تسهیلکننده و شتابدهنده را در این چرخه ایفا کند.
بر اساس گزارش International Association of Business Communicators (IABC)، سازمانهایی که ارتباطات داخلی و روابط عمومی فعالی دارند، تا ۳۴٪ بیشتر شاهد رضایت اعضا و افزایش سطح مشارکت آنها هستند. این آمار نشان میدهد که سرمایهگذاری در توسعه واحد روابط عمومی، نه یک هزینه اضافی، بلکه یک اقدام راهبردی برای افزایش بهرهوری و انسجام انجمن است.
در نهایت، انجمنها و تشکلهای اقتصادی برای ارتقاء جایگاه خود در فضای اقتصادی کشور، باید به روابط عمومی بهعنوان یک بازوی توانمند در مدیریت ارتباطات نگاه کنند. این نگاه، تضمینکننده جریان دائمی اعتماد، شفافیت و همدلی میان ارکان انجمن و اعضا خواهد بود.
استفاده هوشمندانه انجمنهای صنفی از روابط عمومی برای ارتباط با اعضا
یک انجمن صنفی موفق باید روابط عمومی را نه صرفاً بهعنوان یک بخش اجرایی، بلکه بهعنوان یک پل ارتباطی استراتژیک بین هیاتمدیره و اعضا ببیند. در این نگاه، روابط عمومی وظیفه دارد جریان ارتباطی را بهصورت دوطرفه، شفاف و مستمر برقرار کند تا هم سیاستها و برنامههای هیاتمدیره بهدرستی به اعضا منتقل شود، و هم دغدغهها، پیشنهادات و انتقادات اعضا بهموقع و بیکموکاست به مدیریت انجمن برسد.
برای تحقق این هدف، انجمنها میتوانند از ابزارها و روشهای زیر بهره بگیرند:
سامانه ارتباطی آنلاین
ایجاد پرتال یا اپلیکیشن اختصاصی که اعضا بتوانند در آن اخبار، اطلاعیهها و گزارشهای انجمن را دریافت کنند و در عین حال نظرات و درخواستهای خود را ثبت و پیگیری کنند.
برگزاری نشستهای منظم حضوری و آنلاین
روابط عمومی باید بستر برگزاری وبینارها، جلسات پرسش و پاسخ و کارگاههای تخصصی را فراهم کند تا اعضا در جریان آخرین تصمیمات قرار بگیرند و فرصت تعامل مستقیم با مدیران را داشته باشند.
تولید محتوای هدفمند
انتشار خبرنامههای دورهای، گزارش عملکرد شفاف، و معرفی فعالیتهای اعضای موفق میتواند حس تعلق و اعتماد را افزایش دهد.
رصد و پاسخگویی سریع به بازخوردها
روابط عمومی باید سازوکار مشخصی برای جمعآوری بازخوردها از طریق نظرسنجی، پیامرسانها و شبکههای اجتماعی داشته باشد و نتایج را در تصمیمگیریها لحاظ کند.
تقویت هویت و همبستگی صنفی
روابط عمومی با روایت موفقیتها، فعالیتهای مشترک و دستاوردهای انجمن، هویت صنفی را در ذهن اعضا تقویت میکند و انگیزه مشارکت آنان را بالا میبرد.
به بیان دیگر، روابط عمومی برای انجمن صنفی نقش سیستم عصبی مرکزی را دارد؛ تمام اطلاعات را جمعآوری، پردازش و بهموقع به نقاط تصمیمگیری و اجرا منتقل میکند. اگر این ارتباطات بهخوبی مدیریت شود، انجمن نه تنها پاسخگو و شفاف باقی میماند، بلکه اعتماد و وفاداری اعضا را نیز حفظ خواهد کرد.
منبع:
International Association of Business Communicators (IABC), 2023 Annual Report.
محمد چراغعلی – کارشناس ارتباطات استراتژیک و روابط عمومی – روابط عمومی انجمن انبوه سازان استان تهران
